Ahora que ya hablas el mismo lenguaje y hay un claro entendimiento de los números y actividades de las que marketing y ventas son responsables, es momento de dar un vistazo a los reportes cíclicos.

 

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3. Configura reportes cíclicos

 

Los reportes cíclicos complementan la retroalimentación entre marketing y ventas.

 

En esencia, estos reportes te permiten pasar más inteligencia e información acerca de los leads hacia ventas para obtener retroalimentación de ellos, acerca de cuáles de tus esfuerzos de marketing se están traduciendo en clientes.

 

Aquí hay algunas preguntas que te servirán para identificar si tu empresa necesita configurar reportes cíclicos:

 

  • ¿Envías leads a ventas y nunca has vuelto a saber de ellos?
  • ¿Terminas creando y tratando de administrar leads duplicados?
  • ¿Envías leads a sales con la información básica del contacto, pero sin saber qué contenido ha consumido ese lead?
  • ¿No estás seguro del impacto que han tenido tus esfuerzos de marketing en las ventas?

 

Si contestaste que sí a cualquiera de estas preguntas, un reporte cíclico será clave para que tu SLA sea efectivo.

 

Por ejemplo, si cada MQL es pasado a ventas no es bueno, pero si ventas nunca le notifica a marketing, marketing continuará produciendo leads de baja calidad y ventas nunca podrá calificar algún SQL.

 

Los reportes cíclicos les permiten a marketing y a ventas mejorar con el tiempo las tasas de conversión entre las etapas del embudo.

 

beneficios-de-los-reportes-ciclicos

 

 

Específicamente, los reportes cíclicos te permiten:

 

  1. Analizar cuáles de las fuentes de marketing (orgánico, social, referido, etc.) están produciendo más clientes.
  2. Usar la conversión para ayudarte a entender cada pieza individual de contenido que está ayudando a cerrar una venta. Esto de dará estadísticas de qué tipo de contenido podrás generar para convertir más leads en clientes.
  3. Tener una línea de tiempo de todas las interacciones que tuvo el contacto antes de convertirse en un MQL o un cliente, así como el contenido que descargó, los correos a los que le dio click, etc.
  4. Pasar información a ventas que les ayude en conectar y enganchar con contactos en las primeras 24 horas.
  5. Enviar actualizaciones automáticas a tu equipo de ventas cuando los leads vuelvan a visitar el sitio web o tomen alguna otra acción clave, asegurándote de que se le dé el seguimiento en el momento correcto.

 

Ahora que estás recabando información de los reportes cíclicos, así como de las actividades típicas de marketing y ventas, es momento de empezar a:

 

4. Confiar en los datos para tomar decisiones

 

Los dashboards o tableros de marketing y ventas pueden ser una buena manera de hacer la información disponible para ambos equipos y que los ayude a alinearse para alcanzar las metas de la empresa. Son una excelente herramienta porque te dan la información al día, está pública puedes monitorear el desempeño de marketing y de ventas.

 

Esto le permite al equipo cambiar rápido de curso si surge algún problema, en lugar de esperar a los reportes del fin de mes o del Q.

 

Algunos dashboards que no pueden faltar para el Smarketing:

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Primero veamos dashboards específicos, comenzando con el SLA; es clave comunicar y priorizar el progreso de tus MQL al día, al mes y cada Q.

 

Esto te da la oportunidad de medir el volumen y tipo de marketing qualified leads que estás generando para el equipo de ventas.

  • Puedes sumergirte en las otras métricas clave para el equipo de marketing, como la cantidad de visitas, leads y clientes contra tus metas mensuales o en comparación con meses anteriores, así podrás conocer cuánto han ayudado tus esfuerzos y hacer ajustes rápidamente cuando sea necesario.
  • Puedes segmentar a tus leads según el contenido que han consumido.
  • Incluso podrías fijar objetivos específicos para cada uno de los contenidos de marketing para medir el progreso de tus contactos de email marketing y en búsquedas orgánicas.

Esto también lo puedes hacer para cada campaña por individual, analizando los resultados para conocer qué esfuerzos de marketing han funcionado y atraen visitas, leads y clientes.

 

Registra el volumen de MQLs generados que marketing pasa día con día al equipo de ventas.

 

A parte del reporte diario, un reporte mensual te da el tiempo necesario para analizar la razón por la cual se logró o no se logró la meta y en qué hay que mejorar para el siguiente mes.

 

 

En adición al dashboard de marketing, puedes crear un set de dashboards de ventas.

ejemplo-dashboard-de-ventas

 

Uno de los favoritos para el equipo de smarketing es el de “ventas por día” que permite medir el progreso hacia las metas de ventas, sirve para comparar ese progreso contra las métricas de ventas en meses previos y además de los ingresos actuales, también puedes ver reportes de actividad de ventas.

 

Estos reportes proveen analítica en términos del número de leads que fueron contactados o la cantidad de intentos de contactar a cada prospecto.

 

Esto ayuda a visualizar cómo un equipo o un representante de ventas da seguimiento a los MQLs y si están cumpliendo la parte de ventas del SLA (acuerdo de nivel de servicio).

 

Cuando las cosas van bien, todos felices, pero ¿qué hacer cuando las cosas van mal? cuando vas retrasado a tus metas, cuando no llegas a fin de mes o al fin del Q,  ¿Qué haces? Fácil: confiar en los datos para saber en dónde hay que mejorar.

 

Separar la realidad de la percepción. Pones todos tus esfuerzos en obtener esos datos, ahora es momento de usarlos.

 

No dejes que tus emociones y ego interfieran en los hechos que los datos te dan. Señalar a alguien más no resuelve problemas, colaborar si. Recuerda que navegan en el mismo barco, utilicen los datos para darse cuenta qué es lo que está mal y cómo arreglarlo.

 

Hasta aquí nos hemos apoyado de la tecnología, en el siguiente punto todo gira entorno a mantener una comunicación abierta, todo es interacción humana.

 

5. Mantén una comunicación abierta

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Pueden comenzar con una reunión semanal del equipo de smarketing. Esta es tu oportunidad de involucrar al equipo entero de marketing y de ventas para ponerlos en el mismo canal.

 

La idea es hacerlo una vez a la semana y ser constante. En esta reunión es el momento perfecto para resaltar las victorias del smarketing y compartir actualizaciones importantes acerca de los productos o servicios que estás brindando.

 

Asegúrate de incluir la actualización de la semana en el dashboard para generar esa visibilidad entre ambos equipos y que vean cómo van avanzando en su SLA.

 

Una vez al mes, es necesario reunirse con los directivos para revisar los datos que han reunido en los dashboards.

 

Esta junta es una buena manera de resolver algún asunto o de abordar nuevas oportunidades. Recuerda confiar en los datos y trata de que la reunión se trate de ellos, y no dejes que los sentimientos se interpongan.

 

Además de las reuniones, puedes utilizar el email para comunicar información importante entre los equipos. Esta es la oportunidad de que el equipo de ventas vea la propuesta de las campañas de marketing.

 

El equipo de ventas puede ser la primera audiencia para tus campañas, para eso es muy importante entender a tus buyer personas.

 

Recuerda que lo que se preguntan es ¿Cómo me ayuda esto en este momento? Tu contenido debe de responder correctamente a esa pregunta de una manera fácil y digerible, así que es mejor usar viñetas y links.

 

Otra manera de agregar valor en los emails son las actualizaciones del producto.

 

Todos en la empresa deben de entender los detalles clave del producto, así como las actualizaciones que ha habido y cómo es que afectan a tus usuarios.

 

Como todos los buenos profesionales del marketing saben, las historias son mucho más memorables que una lista con datos o incluso un tablero.

 

Asegúrate de contar historias. Cuenta las historias de éxito de los representantes de ventas, del éxito del equipo de marketing, o inclusive del de soporte técnico.

 

Las historias en realidad son poderosas y es fácil que la gente las recuerde. Esta también es una muy buena oportunidad para generar contenido en cualquier formato.

 

Así que, aquí lo tienes:

  1. Habla el mismo lenguaje
  2. Implementa un acuerdo de nivel de servicio
  3. Configura reportes cíclicos
  4. Confía en los datos
  5. Mantén una comunicación abierta

y estarás en el camino correcto para tener un crecimiento del 20% anual en tus ingresos.

 

¿Es mucha información no?

 

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Esto involucra un esfuerzo de todos y cada uno de los miembros de cada equipo así como de los directivos.

No será fácil, pero si eres persistente, integrar el smarketing en tu empresa será un proyecto que defina tu carrera.

 

Recuerda, estoy aquí para ayudarte.

 

Me gustaría saber de ti y escuchar acerca del éxito de tu empresa por haber implementado smarketing, y estaré muy contento de responder cualquier pregunta que puedas tener durante durante el viaje de la integración del smarketing en tu empresa.

 

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